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河北大学档案管理办法

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校政字〔2016〕9号,河北大学2016年6月2日印发


第一章 总  

第一条 为进一步规范学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)和有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作由河北省教育厅主管,并受河北省档案局的指导、监督和检查。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作,学校将之纳入整体发展规划。

第五条 学校档案工作由校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条 学校成立档案工作委员会。委员会主任由校长担任,副主任由分管档案工作的校领导担任。档案工作委员会的职责是:

负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作。对各单位档案工作进行监督、检查和考核。

 

第二章 机构设置与人员配备

第七条 根据建校历史、全日制在校生规模和集中保管的档案、资料数量,学校设立档案馆。

第八条 档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。

第九条 档案馆的主要职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。校内各部门明确专人负责档案工作。

第十一条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,按照有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生。


第三章 档案管理

第十四条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。

第十五条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十八条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十九条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条 档案馆应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十一条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十二条 档案馆与相关部门应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十三条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度,并按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。


第四章 档案的利用与公布

第二十四条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。


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